Hola,

Soy GESDOC, Seré el tutor que te guiara y orientará en el uso de la plataforma.

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Primero te voy a contar en qué consiste la herramienta:  es un  instrumento tecnológico que ayudará a agilizar el proceso de gestión documental de COLDEPORTES, asegurando la eficiencia operacional y el cumplimiento con las normas archivísticas en las distintas dependencias de la entidad. 

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Ahora vamos a ingresar a la plataforma.

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Abre el navegador haciendo clic en el icono azul de Internet Explorer.

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Para ingresar a la plataforma digita en el navegador la siguiente dirección http://gesdoccoldeportes.gov.co y presiona la tecla ENTER. 

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En los campos de “usuario” y “contraseña” digita los datos con los que ingresas a tu equipo de cómputo y haz clic en el botón “Ingresar”.

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Esta es tu bandeja de entrada donde visualizaras los documentos que te fueron asignados.

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En la bandeja de entrada parte superior derecha, están los botones Recibir - Trasladar – Asignarme con los que trabajaremos.

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Antes de comenzar debemos verificar si el documento corresponde a nuestro usuario.

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Para verificar el documento da clic en el Botón “Ver documento” situado en la parte derecha.

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En esta ventana visualizarás el documento que te fue asignado con el fin de confirmar si es competencia de tu dependencia.

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Para recibir un documento das clic en el cuadrado y luego en “Recibir”.

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Verifica que el documento ha sido recibido. Da clic en “Aceptar”.

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Si al verificar el documento éste no corresponde a nuestra dependencia procederás a trasladarlo, seleccionando el documento en el cuadrado y luego dando clic en “Trasladar”.

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Justifica el motivo de traslado y selecciona la dependencia a la cual corresponda el documento, luego da clic en “Enviar”.

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Da clic en “Aceptar” Para confirma los cambios realizados.

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Si deseas llevar el trámite, selecciona un documento para asignarlo, haciendo clic en el cuadro y luego  clic en “Asignarme”.

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Ahora da clic en “Aceptar” para realizar los cambios.

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Ya asignaste el documento, ahora procedemos a la radicación.

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Da clic en radicación y se desplegará el menú donde seleccionarás “Enviadas (EE)” Da clic en “Enviadas (EE)” .

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Ahora da clic en “Radicar EE.”

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A continuación procederás a diligenciar los campos del documento. Una vez hayas llenado los campos del documento da clic en “Adicionar”.
Importante: tener en cuenta el asunto del documento para organizarlo de acuerdo a las tablas de retención del documento.

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Si deseas consultar un número de radicado procederemos a realizar lo siguiente:

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Para buscar un documento radicado deberás insertar el número de radicado. Dar clic en “Buscar”.

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Para ver todos los trámites que tenemos pendientes hacemos lo siguiente:

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Para visualizar todos los trámites que estén pendientes da clic sobre “Pendientes De Trámite”.

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A continuación da clic en el botón “Ver en pantalla”.

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Como podrás ver aparece un reporte con los trámites pendientes por gestionar.

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Para Regresar a la bandeja de entrada. Da clic en el Logo de COLDEPORTES.

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Para finalizar la sesión da clic en el botón “Salir”.

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Felicidades!

Ya diste el primer paso para agilizar la gestión.

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